4 proste sposoby na oszczędności firmowe

31-go października obchodzimy Światowy Dzień Oszczędzania. Z tej okazji postanowiliśmy przyjrzeć się temu, jak oszczędzać w firmie bez zaciskania pasa.

Oszczędzanie w firmie nie musi oznaczać przejścia na najtańsze długopisy i obcięcia połowy wydatków na reklamę. Może być bezbolesnym procesem, który wymaga jedynie odrobiny uwagi i zerknięcia na faktury kosztowe. Zobaczcie przykłady jak oszczędzać w firmie.

Monitoring wydatków związanych z prowadzeniem biura

Co jakiś czas warto przejrzeć faktury kosztowe związane z prowadzeniem biura. Nierzadko wprowadzenie w firmie prostych regulacji – np. przeniesienie obiegu dokumentów do internetu bez pośrednictwa drukowanych dokumentów, może przynieść realne oszczędności. Warto również sprawdzić, na ile wydatki na marketing przekładają się na realne pozyskiwanie klientów czy wzrost świadomości marki. Wprawdzie Henry Ford podkreślał, że „połowa budżetu na reklamę jest wyrzucana w błoto, tylko nie wiadomo która”, ale warto przyjrzeć się statystykom lub zlecić audyt zewnętrznej firmie, by nieco lepiej określić, które koszty przekierować na bardziej skuteczne narzędzia.

Monitoring wydatków na benefity dla pracowników

Pracownicy lubią i doceniają benefity. Zdarza się jednak, że po początkowym zachwycie nowym dodatkiem, kiedy aura nowości już przebrzmi, z wykupionego przez firmę abonamentu na siłownię, basen czy kino, korzysta niewiele osób. Warto zatem co jakiś czas sprawdzić czy opłacane przez firmę dla pracowników abonamenty są faktycznie  wykorzystywane.

Dobrym sposobem na autoregulację w tym zakresie ma jedynie częściowe sponsorowanie przez firmę różnego rodzaju dodatków (wtedy pracownik, który ponosi część kosztów, a nie korzysta z danej rzeczy, sam z niej rezygnuje). Skuteczny jest też system kafeteryjny, który zmusza pracownika do podjęcia decyzji o wyborze tylko części benefitów.

Monitoring wydatków abonamentowych

Każda firma ma przynajmniej kilka wydatków, których koszt ponoszony jest w formie miesięcznego bądź rocznego abonamentu. Najczęstsze to domena i hosting, abonament telefoniczny, oprogramowanie w systemie SaaS. Bardzo często o tych opłatach zapominamy – każdego miesiąca (lub roku) określona kwota jest pobierana automatycznie z naszego konta firmowego bądź przychodzi faktura (np. odnowienia domeny), która zostaje opłacona bez realnego sprawdzenia czy koszt danej usługi faktycznie odpowiada rynkowym standardom. Typowym przykładem jest tu odnowienie domeny, które w zależności od providera może kosztować od 49 do 99 zł za dokładnie tę samą usługę.

Jak oszczędzać na usługach abonamentowych?

• Sprawdź, czy dostawca usługi nie ma nowej, lepszej oferty. Niekiedy zerwanie umowy i nawiązanie jej na nowo, może przynieść korzyść (np. dostawa internetu, abonament telefoniczny),
• Przeanalizuj zużycie / obciążenie w kontekście ponoszonych opłat, bo może okazać się, że np. nie wykorzystujesz w pełni abonamentu (np. nie wykorzystujesz wszystkich zdjęć w banku zdjęć),
• Sprawdź, czy nie pojawiła się na rynku firma, do której przeniesienie się będzie proste i przyniesie oszczędność (tak bywa np. w przypadku usług agencji reklamowych, opłat za opiekę na witryną www, hosting, domenę),
• Jeśli korzystasz z aplikacji w systemie SaaS, sprawdzaj oferty i promocje. Niektóre aplikacje oferują możliwość zakupu dożywotniej licencji (warto wybrać tę opcję jeśli wiesz na pewno, że dana aplikacja jest ci niezbędna i już ją przetestowałeś). Inne dają możliwość wyboru pomiędzy pakietami w chmurze lub instalowanej lokalnie.

Analiza sprawności sprzętu firmowego

Co jakiś czas (1-2 lata) warto zrobić przegląd firmowego sprzętu, na którym pracują pracownicy. Wymagania techniczne programów stale rosną. Efektem jest coraz większe zapotrzebowanie na moc procesora i pamięć. Mocno przestarzały sprzęt sprawia, że pracownik nie jest w stanie efektywnie i szybko pracować oraz nie tylko marnuje sporą część czasu, ale również doświadcza dodatkowego stresu (tzw. web stres). W szerszej perspektywie, praca na starym sprzęcie komputerowym obniża zadowolenie z pracy i może być jedną z przyczyn, dla której pracownik zacznie poszukiwać nowego miejsca pracy. Oczywiście nie trzeba wymieniać całego sprzętu co 2 lata, ale warto zrobić przegląd posiadanych zasobów.

Oszczędności w firmie wcale nie muszą wiązać się z cięciami budżetowymi czy zwolnieniami – niekiedy wystarczy po prostu zredukować wydatki, które są zupełnie niepotrzebne. Przy okazji Dnia Oszczędzania, sięgnijcie do archiwum faktur i sprawdźcie, które koszty warto sprawdzić.