6 sytuacji, w których gubią się dokumenty

Około 8% dokumentów[1], które są w firmie procesowane ginie (bezpowrotnie lub tymczasowo). Koszt odtworzenia dokumentu, który się zgubił, szacuje się na średnio 220$ (czyli ok. 850 zł). Gdzie najczęściej dochodzi do utraty dokumentu i jak temu zapobiec? Stworzyliśmy listę 6 najczęstszych sytuacji, w których gubią się dokumenty w firmie.

Gdzie gubią się dokumenty?

1. Przekazywanie dokumentów między firmami (lub oddziałami)

To pięta achillesowa większości firm, które muszą wymieniać się papierowymi wersjami dokumentów. Gros przesyłek dociera oczywiście na miejsce przeznaczenia, ale bywa, że część gubi się po drodze. Większość dokumentów posiada obecnie swoje cyfrowe wersje, zatem jeśli przesyłka nie dotrze na miejsce, można ją odtworzyć. Jednak nadanie kolejnej to strata cennego czasu i wydłużenie procesowania dokumentów.

A przecież można wymienić się dokumentami online w czasie rzeczywistym. Prosto, szybko i nic nie ginie.

2. Brak rejestracji / nieodpowiednie nazwy dokumentów

Bardzo często dokument nie jest faktycznie zgubiony, ale ukryty – w innej szufladzie lub teczce, bądź pod inną nazwą w systemie.

Kluczem do prawidłowej organizacji dokumentacji jest zarówno jej natychmiastowa rejestracja (data wpływu, do kogo dokument jest kierowany, jaki ma być jego obieg), jak i nazywanie dokumentów w sposób jednolity. Umożliwi to pełną identyfikację i nie pozwoli na zgubienie dokumentu przy jego procesowaniu. Bez znaczenia czy to w segregatorze, czy w chmurze.

3. Brak procedur obiegu dokumentów

Jeśli w firmie nie ma wdrożonych procedur obiegu dla każdego typu dokumentów, to standardem jest nie tylko długi proces ich akceptacji, ale również chaos i gubienie się poszczególnych druków i pism.

Ktoś odebrał dokument, ale zorientował się, że on nie jest dla niego, więc odesłał go innemu pracownikowi. Ten miał przekazać właściwej osobie, ale był w delegacji, a pracownik, który miał otrzymać dokument, nawet nie wie, że powinien go oczekiwać. W ten właśnie sposób gubią się dokumenty różnego rodzaju: faktury, potwierdzenia, umowy, plany.

Aby zapobiec takim sytuacjom, konieczne jest wprowadzenie reguł obiegu dokumentów dla każdego ich typu. Trzymanie się procedury znacznie zmniejszy ilość utraconych dokumentów i przyspieszy ich procesowanie. Takie reguły mogą być wprowadzone dla dokumentów tradycyjnych, choć łatwiej je zaadaptować i kontrolować przy elektronicznym obiegu.

Elektroniczne archiwum dokumentów – korzyści dla przedsiębiorcy

4. Wydłużony proces akceptacji dokumentów

Im dłuższy proces akceptacji i procesowania dokumentów, tym większe ryzyko, że część z danych zagubi się w trackie tego cyklu. Największym zagrożeniem są tu:

• przesyłanie dokumentów tradycyjnie (wersje papierowe) pomiędzy odbiorcami,
• duża ilość osób akceptujących (każda kolejna to nowe miejsce, gdzie może dojść do zatrzymania się procesu i zgubienia dokumentu),
• akceptacja typu „jeden z wielu” – kiedy za procesowanie dokumentów odpowiedzialnych jest kilka osób z danej grupy pracowników i brak jednoznacznej informacji, kto odpowiada za delegowanie zadania dla danej procedury,
• brak reguł i limitów czasowych na wykonanie akcji (lub brak procedur co należy zrobić, jeśli limity zostaną przekroczone).

Jedynym rozwiązaniem, które pozwala zminimalizować ryzyko utraty dokumentów wynikających z wydłużenia procesu akceptacji, jest rewizja istniejącego obiegu i redukcja ilości kroków potrzebnych do przeprocesowania dokumentacji.

5. Tradycyjne archiwum dokumentów i brak systemu kontrolującego wypożyczenia

Jeśli w firmie posiadamy archiwum dokumentów w wersji tradycyjnej (papierowej) i jednocześnie nie ma żadnego systemu, który pozwala dokładnie śledzić to, kto i kiedy z jakiego dokumentu korzystał, to ilość zgubionych dokumentów może być naprawdę duża. Wystarczy, że pracownik zapomni odłożyć dokument dokładnie w to samo miejsce, z którego go wziął i już mamy chaos, a brakujący dokument może nawet nie zostać nigdy odnaleziony.

Przy archiwum w wersji papierowej konieczne jest wprowadzenie systemu, który pozwoli zidentyfikować wypożyczenia dokumentów i będzie szczelny w zakresie ich zwrotu. Oczywiście generuje to koszty, bo najczęściej wymaga wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń (np. szafki zamykane na indywidualne kody lub karty) lub obciążenia taką odpowiedzialnością pracownika (co wydłuża czas uzyskiwania dostępu do dokumentów).

Rozwiązaniem ekonomicznym i szybkim jest digitalizacja dokumentów i archiwum z kontrolą dostępu i zapisem wydarzeń. Mając taki system, administrator zawsze może kontrolować kto i kiedy ma dostęp do dokumentu, co z nim zrobił lub czy były wprowadzone jakiekolwiek zmiany.

6. Przeprowadzka biura

Niekoniecznie musi ona dotyczyć całego biura. Wystarczy, że miejsce zmienia archiwum lub nawet pojedynczy dział bądź pracownik przenosi się z jednej części biura do innej. W czasie przenosin dokumenty gubią się przypadkowo bądź są omyłkowo niszczone lub wyrzucane, bo każda relokacja to świetna okazja do tego, by dokumenty jednocześnie nieco uporządkować. A że przy tym porządkowaniu jakaś część dokumentów znajdzie się nie tam, gdzie powinna, to już biurowy standard.

Jak nie zgubić dokumentów w czasie relokacji? To proste – mieć ich elektroniczną wersję. Wtedy tak naprawdę niczego nie trzeba przenosić.

Jak nie gubić dokumentów?

Rozwiązaniem każdego z powyższych powodów utraty dokumentów w firmie jest digitalizacja i wprowadzenie ich elektronicznego obiegu. To proste rozwiązanie daje pewność tego, że żaden dokument się nie zgubi, a jeśli nawet zostanie omyłkowo usunięty z bazy, to będzie można go odzyskać bądź w łatwy sposób dojść do tego, co się z nim stało.

Dodatkowym zabezpieczeniem jest stworzenie systemu nomenklatury dokumentów, który pozwoli na ich łatwą organizację. Jeśli będzie jasny dla każdego pracownika, to problem z utraconymi dokumentami będzie można w znacznym stopniu całkowicie wyeliminować.

[1] Badania Ray Morgan Company 2018 przeprowadzone w USA.