Jak prawidłowo wystawić fakturę dla osoby prywatnej?

Co znajdziesz we wpisie:

Dokonując sprzedaży swoich towarów czy usług osobie prywatnej, przedsiębiorca jest zobowiązany wystawić z tego tytułu paragon. Jednakże są sytuacje, w których na potwierdzenie dokonanej transakcji nabywca może zażądać faktury. Jak prawidłowo wystawić ten dokument sprzedażowy dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej?

Obowiązek wystawienia faktury na żądanie osoby prywatnej

Nie budzi wątpliwości fakt, że faktura jest dokumentem sprzedażowym wystawianym w celu potwierdzenia transakcji przeprowadzonej z innym przedsiębiorcą. Zwykłą sprzedaż, dokonywaną na rzecz osób prywatnych, ewidencjonuje się na kasie fiskalnej, a nabywca jako potwierdzenie dokonania zakupu otrzymuje paragon. Jednakże zdarzają się sytuacje, w których osoba fizyczna, niemająca własnej firmy, zamiast paragonu poprosi sprzedawcę o fakturę. Najczęściej ma to związek z możliwością dokonania przez nią odliczeń lub otrzymania zwrotu podatku. Wtedy też przedsiębiorca jest zobligowany do wystawienia takiego dokumentu w ciągu trzech miesięcy od zakończenia miesiąca, w którym nabywca dokonał całkowitej lub częściowej zapłaty, otrzymał towar czy też skorzystał z danej usługi.

Jednakże istnieją pewne wyjątki, w których nie ma obowiązku wystawienia faktury osobie prywatnej nawet wtedy, gdy ona tego zażąda (art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). Ma to miejsce w przypadku dostaw energii i gazu przewodowego oraz świadczenia niektórych usług, takich jak. m.in.: usługi telekomunikacyjne, najmu czy ochrony osób i mienia (czyli art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT). Niemniej jeśli usługi te są importowane czy też otrzymano na nie zaliczkę lub przedpłatę, to na żądanie nabywcy, który nie prowadzi działalności gospodarczej, należy wystawić fakturę.

Co powinna zawierać faktura dla osoby prywatnej?

Faktura dla osoby prywatnej nie różni się zbytnio od tej, którą wystawia się przedsiębiorcy. Powinny się na niej znaleźć takie same dane, jak na jej tradycyjnym odpowiedniku. Jedyną różnicę stanowi w tym przypadku numer NIP, którym nie dysponuje osoba nieprowadząca działalności gospodarczej. Na fakturze dla osoby prywatnej nie uwzględnimy więc numeru identyfikacji podatkowej, którym posługują się przedsiębiorcy. Często zdarza się jednak, że w rubryce przeznaczonej na NIP wystawcy wpisują numer PESEL osoby, dla której wystawiana jest faktura. Jednakże przepisy ustawy o VAT nie nakładają obowiązku identyfikowania jakimkolwiek numerem osoby prywatnej, a przy wystawianiu tego dokumentu osobie nieprowadzącej firmy nie ma obowiązku wpisywania numer PESEL w miejsce NIP-u. W związku z tym pole na numer identyfikacji podatkowej należy pozostawić puste.