Jak skanować dokumenty do pracy z Odczytywaniem Dokumentów SaldeoSMART

Odczytywanie Dokumentów SaldeoSMART opiera się ma mechanizmie OCR, czyli Optical Character Recognition, umożliwiającym rozpoznawanie tekstu, który pochodzi ze skanu dokumentu. Dlatego też poprawne skanowanie ma bardzo duży wpływ na odpowiednią jakość odczytu zawartych w dokumencie danych.

SaldeoSMART ułatwia przesyłanie dokumentów między firmą a biurem rachunkowym. To bezpieczny i wygodny kanał kontaktu. Odświeżyliśmy nasz artykuł na ten temat, a w nim kilka podpowiedzi dla nowych (i nie tylko) użytkowników. Sprawdźcie jak skanować, jak ułożyć sobie pracę i na co zwracać uwagę dodając dokumenty dla księgowych.

Dobór skanera

Właściwy dobór skanera i poprawne ustawienie jego parametrów odgrywają znaczącą rolę we właściwym wdrożeniu SaldeoSMART w firmie lub biurze rachunkowym. Ten element ma wpływ nie tylko na komfort pracy, ale również jej optymalizację, a co za tym idzie oszczędność czasu. Zdecydowanie warto przeznaczyć na omówienie właściwego skanowania więcej czasu w pierwszych etapach wdrożenia, tak aby wdrożenie przebiegło skutecznie i przyniosło jak najlepsze efekty.

Jak zmotywować klienta do przesyłania skanów? Podpowiadamy 3 sposoby, które mogą w tym pomóc.

Jak poprawnie skanować – podstawowe parametry

Przygotowując skaner do właściwej pracy z SaldeoSMART należy zwrócić uwagę na kilka podstawowych ustawień.

1. Kolor – zdecydowanie zalecamy skanowanie w trybie: kolorowym. W ten sposób tekst na skanie jest najbardziej czytelny, a co się z tym wiąże – wyniki odczytywania będą najlepsze. Dopuszczalna jest również skala szarości. Odradzamy natomiast skanowanie czarno-białe.

Dodatkowym parametrem jest opcja dopasowania kolorów – tu zalecamy wybór Document a nie Photo.

2. Rozdzielczość – zalecana to 300 DPI. Jest to wartość optymalna, która daje dobre wyniki odczytywania w połączeniu ze stosunkowo niewielką wielkością powstającego pliku. Oczywiście możemy nastawić wyższą rozdzielczość, np. 400 DPI, jednak trzeba pamiętać, że wtedy pliki także będą większe, a już jakość odczytu nie ulegnie znaczącej poprawie. Zdecydowanie jednak nie może być mniejsza niż 300 DPI, ponieważ w parze z mniejszą wielkością plików idzie pogorszenie jakości skanu, a tym samym wyników odczytywania.

3. Kontrast – zalecamy wybór takich ustawień skanera, które zapewnią maksymalny kontrast między tłem dokumentu a tekstem na nim. Celem tych działań jest uzyskanie jasnego tła, na którym będzie ciemny tekst. Należy unikać sytuacji, gdy białe tło dokumentu będzie po zeskanowaniu szare.

4. Format skanowania – na podstawie wielu wdrożeń możemy z całą pewnością powiedzieć, że najlepiej wybrać format PDF do zapisu skanowanych dokumentów. Jego główną zaletą jest możliwość skanowana wielu stron do jednego pliku, co zdecydowanie sprzyja optymalizacji pracy.

5. Inne ustawienia – warto także pamiętać, że wiele skanerów umożliwia wykorzystanie dodatkowych parametrów, takich jak usuwanie tła standardowe, ostrość (maksymalna), jasny oryginał czy maksymalne zaciemnienie.

Aby dobrać najlepsze parametry dla swojego skanera dobrze jest sprawdzić wzrokowo jak wyglądają skany kilku przykładowych dokumentów na poszczególnych ustawieniach.

Jak ułożyć dokumenty

Chodzi zarówno o ułożenie do skanowania samej strony, jak i ułożenie całego pliku kartek.

Dla strony wskazana jest oczywiście orientacja pionowa, o czym na pewno nie musimy nikogo przekonywać. Zdarza się jednak, że taka strona się obróci i zeskanuje krzywo – wtedy najprawdopodobniej dokument będzie odczytany w niewielkim stopniu lub w ogóle. Aby uniknąć takich sytuacji, warto korzystać z dostępnych w skanerach elementów, które trzymają kartki do skanowania w pionie. Jest to szczególnie ważne jeśli skanujemy inne formaty niż A4, np. paragony.

Drugim aspektem jest ułożenie kartek w pliku do skanowania. OCR dokumentów przez SaldeoSMART umożliwia odczytywania faktur wielostronicowych – są wykrywane i rozdzielane przez system automatycznie. Mechanizm automatycznego cięcia pozwala na dodawanie dokumentów do systemu bez konieczności korzystania z białych kartek do wyznaczania faktur wielostronicowych. System sam rozpoznaje kiedy zaczyna się nowa faktura.

Jak nie skanować, czyli najczęściej popełniane błędy

Poniżej przedstawiamy kilka najczęściej spotykanych błędów w skanowaniu dokumentów, które wpływają na pogorszenie jakości odczytu oraz spadek komfortu pracy z SaldeoSMART.

Informacje jak skanować dokumenty są ważnym punktem szkolenie. Warto przeznaczyć na tę część odpowiednią ilość czasu, aby dokładnie omówić zasady skanowania i pracy z dokumentem. Pozwoli to uniknąć poniższych problemów.

1. Czarno-białe skanowanie – ustawienie na skanerze pracy w trybie czarno-białym zamiast w trybie kolorowym (lub ewentualnie skali szarości) to najczęstszy błąd, który odczuwalnie wpływa na skuteczność mechanizmów odczytujących.

2. Skanowanie faktur pojedynczo – SaldeoSMART został przygotowany w taki sposób, aby umożliwić zbiorcze skanowanie faktur do jednego łącznego pliku (np. wielostronicowego pliku PDF). Nie ma konieczności skanowania każdej faktury osobno, gdyż to SaldeoSMART samodzielnie rozdzieli zbiorczy plik na pojedyncze faktury.

Skanowanie faktur pojedynczo do systemu powoduje znaczne wydłużenie czasu pracy z aplikacją i ograniczenie wynikających z niej korzyści.

3. Zbyt niska rozdzielczość dokumentów – 200 DPI, a czasem nawet 150 DPI to parametry skanowania, które nie nadają się do pracy z aplikacją. Tak niska jakość skanu drastycznie zaniża efekty odczytywania. Minimalna zalecana rozdzielczość to – przypominamy – 300 DPI.

4. Złe ułożenie kartek do skanowania (orientacja tekstu) oraz poszczególnych kartek w pliku z wieloma fakturami powoduje, że faktury są niepoprawnie podzielone przez aplikację i wymagają ponownego zeskanowania i odczytu.