Jak wybrać formę opodatkowania dla własnej działalności?

Osiołkowi w żłoby dano, czyli jak przyszły przedsiębiorca może łatwo i szybko oszacować, jaka forma opodatkowania dla celów prowadzonej działalności będzie dla niego najbardziej efektywna? Aby to ułatwić, przygotowaliśmy praktyczny poradnik ze wskazówkami, jak szybko wybrać odpowiednią dla swojej firmy formę opodatkowania.

Przedsiębiorcy w Polsce mogą wybierać spośród różnych form opodatkowania. Podjęcie decyzji wcale nie jest takie trudne, jakby się wydawało. Przydaje się tu jednak biznesplan lub oszacowanie kilku niezbędnych dla prowadzenia biznesu danych, jak:

• Rodzaj działalności (również wszystkich działalności pobocznych),
• Przewidywany przychód z prowadzonej działalności,
• Oszacowane koszty miesięczne i roczne jej prowadzenia oraz wysokość marży,
• Dodatkowe zmienne, które uniemożliwiają stosowanie określonych ulg czy metod rozliczeń.

Mając taką wiedzę, można już przystąpić do analizy.

Zobacz porównanie form opodatkowania, które są stosowane w Polsce przez przedsiębiorców.

Jak krok po kroku wybrać formę opodatkowania?

Krok 1 – Rodzaj działalności

Najpierw warto zastanowić się nad tym, czy prowadzona działalność umożliwia jakiekolwiek inne formy rozliczeń, poza skalą podatkową lub podatkiem liniowym (czyli KPiR). W bardzo wielu przypadkach wybór karty podatkowej czy ryczałtu będzie po prostu niemożliwy.

I tak z ryczałtu ewidencjonowanego wyłączeni są przedsiębiorcy osiągający dochody z:

• Prowadzenia aptek, lombardów, kupna i sprzedaży dewiz (kantory),
• Handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
• Wykonywania usług w ramach wolnego zawodu,
• Prowadzenie różnego rodzaju działalności opisanych w załączniku nr 2 do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Znajdziemy tam takie usługi jak m.in.: usługi hotelowe, pośrednictwa w handlu hurtowym, magazynowania cieczy i gazów, usługi parkingowe, usługi organizatorów i pośredników turystycznych, pośrednictwa finansowego, a nawet usługi mycia okien, wróżbiarstwa czy usług towarzyskich,
• Wytwarzania wyrobów opodatkowanych podatkiem akcyzowym.

Karta podatkowa jest formą zamkniętą dla większości przedsiębiorców. Rozliczać mogą się nią jedynie osoby prowadzące:

• działalność usługową lub wytwórczo – usługową (warto pamiętać o tym, że jeśli dana działalność nie jest wymieniona w ustawie, to może być konieczne uzyskanie interpretacji indywidualnej, która oceni, czy dana działalność może być rozliczana ryczałtem z określoną stawką[i]),
• handel detaliczny żywnością, napojami, kwiatami i wyrobami tytoniowymi (poza alkoholami powyżej 1,5%),
• usługi w zakresie handlu detalicznego artykułami nieżywnościowymi (z wyłączeniem niektórych artykułów – np. części i akcesoria do pojazdów mechanicznych),
• działalność gastronomiczną (jeśli nie jest prowadzona sprzedaż napojów powyżej 1,5%),
• usługi transportowe wykonywane przy użyciu jednego pojazdu,
• osoby prowadzące działalność rozrywkową w formie automatów zręcznościowych, w których nie wygrywa się nagród lub pieniędzy (np. pałac strachów, pokazy iluzjonistyczne),
• działalność w zakresie sprzedaży posiłków domowych,
• lekarze weterynarii,
• lekarze, stomatolodzy, felczerzy, technicy dentystyczni, pielęgniarki, położne,
• opiekę domową nad dziećmi i osobami chorymi,
• korepetycje, czyli udzielające lekcji na godziny.

Z powyższej analizy widać zatem wyraźnie, że jeśli np. nasza firma miałaby zajmować się sprzedażą części do samochodów, to nie można skorzystać ani z karty, ani z ryczałtu – pozostaje KPiR. Podobnie będzie w wielu innych obszarach.

Są też takie rodzaje działalności, w których można stosować wszystkie opcje. Rozliczać za pomocą karty, ryczałtu i metody ogólnej może np. fryzjer i lekarz. Jeśli zatem nasz biznes kwalifikuje się do ryczałtu bądź karty podatkowej, to można przystąpić do dalszej analizy.

Krok 2 – Sposób obliczania i wysokość podatku dochodowego

• Koszty

Czy je mamy i jak będą wysokie. Najlepiej wyliczyć je procentowo, czyli jaką część naszych przychodów będą stanowić.

• Stawka podatku

Dla metody ogólnej i liniowej, sprawa jest prosta (18% i 32% w zależności od dochodu lub 19%). Porównując stawki, warto oszacować przychód i to czy istnieje ryzyko przekroczenia progu podatkowego. Jeśli tak, to trzeba w porównaniach również uwzględnić metodę liniową.

Przy ryczałcie, trzeba zastanowić się którą opcję możemy zastosować i ile w związku z tym będzie stanowił podatek. Karta podatkowa ma stawki ustalone przez naczelnika urzędu skarbowego, ale nie mogą one przekraczać stawek ustalonych ustawą. Trzeba zatem sprawdzić, jaka stawka może nas maksymalnie obowiązywać[ii]. Zależy ona od rodzaju działalności, ilości zatrudnionych (na umowę o pracę) pracowników i wielkości miejsca, w którym prowadzona będzie działalność.

Przykładowo[ii], podatek przy karcie podatkowej może wynieść od 82 zł (usługi dziewiarskie, repasacja pończoch, wytwarzanie waty cukrowej lub prażenie popcornu w miejscowości do 5000 osób) do 1738 zł (usługi budowlane w zakresie instalacji przy zatrudnieniu 3 pracowników w miejscowości powyżej 50.000 osób).

• Przychód / dochód / marża

Wprawdzie przed rozpoczęciem działalności trudno mieć zupełną jasność co do osiąganych przychodów, ale jakieś założenia trzeba poczynić (dlatego tak bardzo przydaje się biznesplan). Kiedy znamy przychód, koszty i dochód, warto przeprowadzić symulację, która umożliwi porównanie realnych kwot, które będzie trzeba ponieść na rzecz fiskusa.

Co do zasady, im niższa marża, tym mniej opłacalny staje się ryczałt, a karta podatkowa opłaca się najbardziej w mniejszych miejscowościach i wtedy, kiedy nie mamy zamiaru ani powiększać zakresu działalności ani zatrudniać pracowników.

Przy bardzo wysokich kosztach i wysokich przychodach z reguły bardziej opłacalne będzie prowadzenie KPiR, ale warto przeprowadzić symulację, bo okazuje się, że nawet ryczałt 20%, który wydaje się być stawką, która nikomu nie może się opłacać, niekiedy ma sens[iii].

Krok 3 – Warunki prowadzenia działalności gospodarczej i obostrzenia form rozliczeń podatku dochodowego

Dalsza analiza – jeśli nadal mamy wątpliwości co do wyboru formy opodatkowania – powinna uwzględnić różnego rodzaju dodatkowe warunki, które musi spełnić przedsiębiorca by móc korzystać z konkretnych form opodatkowania.

Krok 4 – porada księgowego

Na koniec warto dodać, że będąc laikami w zakresie księgowości często nie zdajemy sobie sprawy z tego, co może być w naszym przypadku kosztem lub jakie mamy możliwości optymalizacji podatkowej. Jeśli mimo przeprowadzonej analizy nadal masz wątpliwości, to bardzo dobrą decyzją jest porada księgowego. Dzięki specjalizacji w tym temacie i najnowszej, aktualnej wiedzy, księgowy może pomóc wybrać najlepszą formę opodatkowania. A jeśli zdecydujesz się na KPiR, to wrzucisz sobie fakturę za tę poradę w koszty!

Sprawdź, jakie pytania warto sobie zdać, wybierając formę opodatkowania działalności gospodarczej

[i] Np. ILPB1/415-50/14-2/AP – interpretacja dotycząca tego, czy można zastosować zryczałtowany podatek dochodowych od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne w zakresie opodatkowania przychodów z działalności polegającej na wytwarzaniu wianków.
[ii] Stawki znaleźć można w obwieszczeniu Ministra Finansów w sprawie stawek karty podatkowej i kwoty, do której można wykonywać świadczenia przy prowadzeniu niektórych usług, z wyjątkiem świadczeń dla ludności, oraz kwartalnych stawek ryczałtu od przychodów proboszczów i wikariuszy, obowiązujących w określonym roku. Każdego roku wydawane jest nowe, z aktualnymi stawkami. Aktualnie obowiązuje obwieszczenie z dnia 5 listopada 2019 r. – dostęp 23.01.2020 r.
[iii] Rozważmy sytuację położnej, która osiąga przychody w wysokości 4000 zł miesięcznie i nie ma żadnych kosztów. Przy ryczałcie zapłaci 800 zł podatku (4000 zł * 20%). Przy prowadzeniu księgowości KPiR, które prowadzić jej będzie biuro rachunkowe w cenie 200 zł brutto podatek wyniesie 684 zł (4000 zł – 200 zł) *18%, ale położna musi wydać 200 zł na księgowość, zatem w sumie przy ryczałcie zostanie jej 3200 zł zysku, a przy KPiR 3116 zł. Z drugiej strony, wystarczy, by dobre biuro rachunkowe doradziło położnej zakup roweru lub wrzucenie biletów MPK za pomocą których dojeżdża do pacjentów w koszty, by bardziej opłacalne okazało się KPiR.